Facilitair coördinator (28-36 uur) - 210593

U heeft een praktische instelling die goed van pas komt bij het coördineren van de huisvesting en andere facilitaire zaken bij een overheidsorganisatie die hard groeit.

Wie?
Onze opdrachtgever is een uitvoeringsorganisatie van de provincies die kennis en informatie bijeen brengt over het landelijk gebied en de fysieke leefomgeving in Nederland, waaronder fauna, natuur, stikstof en Natura 2000. Het team Bedrijfsvoering zoekt een verantwoordelijke facilitair coördinator die kennis op een begrijpelijke manier kan overbrengen.

De uitvoeringsorganisatie is in 2014 gestart als relatief kleine organisatie (50 fte), maar is de afgelopen jaren sterk gegroeid en verwacht de komende jaren te groeien naar 150 fte. De organisatie is gevestigd op de begane grond van een bedrijfsverzamelgebouw vlakbij station Utrecht CS. Op 1 januari 2022 betrekt zij ook een deel van de 3^e verdieping. Er zal straks grofweg een werkvloer zijn (begane grond) en een verdieping voor ontmoeten en vergaderen (3^e verdieping). De verbouwing van beide verdiepingen is op dit moment in voorbereiding door een extern bureau en is de uitvoering dit najaar.

Het werk voor huisvesting en facilitaire zaken is tot nu toe ad hoc uitgevoerd. Dit is met de groei niet meer werkbaar, dus is professionalisering nodig. Tegelijkertijd moet er veel geregeld worden vanwege de verbouwing, de gedeeltelijke verhuizing en de nieuwe werksituatie na corona (meer thuiswerken).

Wat?
Wat u gaat doen en wat we van u vragen, leest u hieronder.

Taken

• U zorgt voor de organisatie en uitvoering van al het nodige werk om de verbouwing en verhuizing voor te bereiden:
  • organiseren van een opruimactie.
  • aanpassen van het schoonmaakcontract.
  • maken en uitvoeren van een plan voor de indeling van opslagruimtes en kastruimtes.
  • faciliteren medewerkers tijdens de verbouwing en verhuizing.
  • zorgen voor noodzakelijke informatie voor het externe bureau.
  • vastleggen van afspraken.
• U brengt een advies uit over de structurele invulling van de facilitaire werkzaamheden:
  • structurele invulling van de functie facilitair coördinator.
  • samenwerking met zusterorganisatie interprovinciaal overleg in Den Haag.
  • Samenwerking met decentrale ov-autoriteiten voor het delen van een baliedesk en het gebruik van vergaderruimtes.
  • strategisch plan voor de facilitaire organisatie om de facilitaire dienstverlening te professionaliseren.
• U voert de lopende werkzaamheden uit rond huisvesting en facilitaire zaken:
  • schoonmaak.
  • onderhoud.
  • inboedel.
  • faciliteiten.

Eisen

• U heeft meer dan 5 jaar ervaring als facilitair coördinator, facilitair manager of vergelijkbaar.
• U heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met het:
  • opstellen van een (strategisch) facilitair plan.
  • zelfstandig organiseren en uitvoeren van een (interne) verhuizing.
  • aansturen van medewerkers (vanuit een niet-hiërarchische positie).
  • inrichten van een facilitaire organisatie.
  • inrichten van een facilitaire administratie.
  • opstellen van een schoonmaak- en onderhoudsplan.
  • opstellen van een service level agreement (SLA).
• U bent dinsdag 10 augustus beschikbaar voor een gesprek met de opdrachtgever.

Waar?
Utrecht

Wanneer?
De functie is vanaf woensdag 18 augustus beschikbaar voor 28-36 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot het einde van dit jaar, met een optie tot verlenging van 2 keer een jaar.

Hoe?
Reageer vóór woensdag 4 augustus en stuur uw cv naar info@vandijkwerkt.nl of klik op Solliciteer direct. Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Jop Verhulst, 078-654 90 60. Referentienummer 210593.