Medewerker directie- en bestuurssecretariaat


Medewerker directie- en bestuurssecretariaat - 220273

Je ondersteunt de directie- en collegeleden van de gemeente met verschillende secretariële werkzaamheden, zoals complex agendabeheer en het anticiperen op e-mails van de gemeentesecretaris.

Wat ga je doen?

  • Je verzorgt het complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren; het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt.
  • Je legt verbanden tussen de e-mail en de agenda en handelt hiernaar.
  • Je verstrekt informatie of verwijst door als dit gevraagd wordt.
  • Je leest mee en anticipeert op de e-mail van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders.
  • Je bereidt overleggen voor, maakt vergaderstukken compleet en attendeert de betrokken op aandachtspunten.
  • Je bewaakt de voortgang van inhoudelijke onderwerpen.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Waar kom je terecht?
De gemeente Pijnacker-Nootdorp vraagt onze inzet met een tijdelijke medewerker voor het bestuurssecretariaat. Bij de gemeente werken 400 medewerkers met een organisatiecultuur die zich kenmerkt door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling.

Als medewerker directie- en bestuurssecretariaat kom je te werken bij de afdeling Concernstaf, waar je samen met 5 collega’s van het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je ondersteunt binnen het team verschillende collega’s met het werk voor directie en wethouders.

De Concernstaf bestaat verder uit 17 mensen die de directie ondersteunen met bestuurs- en managementondersteuning, concerncontrol, strategische advisering, programmamanagement, informatieveiligheid en privacy.

Wat breng je mee?

  • Je beschikt over een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in secretariële richting.
  • Je hebt meer dan 2 jaar secretariële ervaring bij een gemeente.
  • Je hebt werkervaring met complex agendabeheer.
  • Je hebt ervaring met archiverings- en documentatietechnieken in Zaaksysteem en Notubiz.

Kenmerken
Parttime: 28-32 uur, in elk geval op dinsdag (6 uur), donderdag (4 uur) en vrijdag (6 uur)
Looptijd: per direct voor 4 maanden met een optie tot 1 maand verlenging
Locatie: Pijnacker
Gesprek: woensdag 25 mei

Solliciteer nu!
Spreekt deze opdracht je aan? Stuur dan je cv vóór donderdag 19 mei 12.00 uur. Heb je nog vragen? Onze consultant Guido Lamet kan je vraag vast beantwoorden, bel 078-654 90 60. Referentienummer 220273.

Deze vacature is verlopen



Copyright ©2019 - Van Dijk Employment Services