Contractsecretaris / Projectondersteuner (36 uur) 190197

U bent een contractsecretaris / projectondersteuner met ervaring met contractmanagement en documentatie en archivering binnen infrastructurele onderhoudsprojecten.

Wie?
Onze opdrachtgever, een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, is op zoek naar een contractsecretaris / projectondersteuner voor ON B Bruggen. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor grootschalig onderhoud aan een aantal bruggen in Oost-Nederland. Per brug is voor de voorbereiding en realisatie van de werkzaamheden een projectteam gerealiseerd. De contractsecretarissen werken onder verantwoordelijkheid van de manager projectbeheersing. Naast contractgerelateerde aspecten, liggen de werkzaamheden van de contractsecretaris ook op het gebied van archiveren en documenteren, verslaglegging van interne en externe overleggen en overige ondersteuning van het programmateam en de projectteams.

Wat?
Wat u gaat doen en wat we van u vragen, leest u hieronder.

Taken 

  • U begeleidt / ondersteunt het programmateam en de projectteams.
  • U organiseert diverse overleggen en verzorgt de verslaglegging / actielijsten.
  • U maakt vergaderafspraken / reserveert vergaderzalen en parkeerplaatsen.
  • U bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van (complex) agendabeheer.
  • U volgt acties op vanuit diverse overleggen en houdt vinger aan de pols.
  • U verzorgt de documentatie en digitale archivering ten aanzien van projectdossiers en de beheersing van contracten door registratie en archivering in SharePoint (Connect).
  • U verzorgt de in- en uitgaande post met de opdrachtnemers van diverse projecten.
  • U stelt (concept)brieven op en maakt ze verzendklaar.
  • U beheert de centrale emailboxen van het bruggenteam en de diverse projecten.
  • U draagt zorg voor het opstellen en bewaken van diverse (project)overzichten (smoelenboek, organogram, telefoonlijst, vakantieoverzicht, distributie-, opleidings- en mailingslijsten en zoneborden).
  • U bent verantwoordelijk voor de reguliere administratieve / secretariële ondersteuning.
  • U verzorgt de bezoekersregistratie en het accountbeheer van medewerkers.
  • U beantwoordt ad hoc vragen en organiseert bijeenkomsten.
  • U introduceert / begeleidt nieuwe medewerkers.
  • U organiseert het afscheid van collega’s.

Eisen 

  • U hebt minimaal een hbo werk- en denkniveau.
  • U bent in het bezit van het certificaat VOL-VCA of bent bereid deze te behalen.
  • U hebt minimaal 5 jaar werkervaring opgedaan als managementassistent, projectondersteuner en/of contractsecretaris.
  • U hebt minimaal 3 jaar ervaring opgedaan met contractmanagement en hebt kennis van systeemgerichte contractbeheersing en UAV-gc.
  • U hebt minimaal 3 jaar ervaring opgedaan met inhoudelijke werkzaamheden op het gebied van documentatie en archivering.
  • U hebt ervaring met het gebruik van de pakketten van MS Office.

Deze eisen zijn harde selectiecriteria. Als u hier niet aan voldoet, heeft reageren geen zin.

Wensen 

  • U hebt ervaring met het notuleren van overleggen.
  • U hebt ervaring opgedaan met project- en procesmatig werken binnen infrastructurele onderhoudsprojecten.
  • U hebt ervaring met (complex) agendabeheer.
  • U hebt ervaring opgedaan met het werken in een complexe omgeving, waarbij makkelijk geschakeld kan worden tussen verschillende projecten en partijen.

Waar?
Arnhem

Wanneer?
De functie is per 15 mei beschikbaar voor 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 1 jaar, met een optie tot verlenging (3 x 12 maanden). U kunt deze opdracht in loondienst of als zelfstandig ondernemer uitvoeren.

Hoe?
Reageer vóór maandag 22 april 12:00 uur en stuur uw cv naar info@vandijkwerkt.nl of klik op Solliciteren. Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Jop Verhulst, 078-6549060. Referentienummer 190197.

Solliciteren

Printen, delen en doorsturen