Projectondersteuner hoogheemraadschap (32 uur) 190912

U bent een projectondersteuner met ervaring met projecten binnen een waterschap, gemeente, provincie of Rijkswaterstaat.

Wie?
Onze opdrachtgever, een hoogheemraadschap, is op zoek naar een projectassistent voor de projectteams S.C.H.O.O.N. en Schoon Water. Het hoogheemraadschap is verantwoordelijk voor de instandhouding en verbetering van waterkeringen, waterbergingen en (natuurvriendelijke) oevers en het zuiveren van afvalwater. Als projectassistent biedt u organisatorische, administratieve en secretariële ondersteuning aan de senior projectleider en projectleiders van uitvoeringsprojecten.

Wat?
Wat u gaat doen en wat we van u vragen, leest u hieronder.

Taken

  • U bent verantwoordelijk voor de beheersing van informatiestromen binnen projecten en programma’s.
  • U verricht secretarieel-administratieve en organisatorische werkzaamheden.
  • U verzorgt de inrichting van projectarchieven en organiseert het beheer en de bewaking van projectinformatie.
  • U verwerkt wijzigingen betreffende de aanpak, opzet van de planning, organisatie en de inzet van geld, mensen en middelen in het oorspronkelijke projectplan.
  • U controleert informatiewijzigingen en gegevens op juistheid, volledigheid of mogelijke juridische implicaties.
  • U verzamelt en bewerkt gegevens en maakt tussentijdse rapportages voor het management.
  • U draagt zorg voor het projectsecretariaat, het beoordelen van binnengekomen post op inhoud en urgentie, het toekennen van behandelingstermijnen en het verzorgen van de registratie en archivering.
  • U signaleert afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke planning en adviseert de programmamanager over rapportages.
  • U bent verantwoordelijk voor het maken en bewaken van (externe) afspraken voor de projectleiders.
  • U bent verantwoordelijk voor de communicatie tussen de projectleiders en het projectteam.
  • U bent verantwoordelijk voor het ontvangen en begeleiden van bezoekers.
  • U bent verantwoordelijk voor het organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
  • U stelt brieven op en verzorgt en controleert uitgaande correspondentie op juridische aspecten, taalfouten, lay-out en huisstijl.
  • U bent verantwoordelijk voor het opstellen van conceptovereenkomsten en conceptgunningsbrieven.
  • U bent verantwoordelijk voor het opstarten, redigeren en afronden van de procedure omtrent voortgangs- en projectrapportages.
  • U levert ondersteuning bij de voorbereiding van presentaties en ontvangsten en draagt zorg voor de nodige faciliteiten.
  • U fungeert als eerste contactpersoon voor derden (burgers, provincie en andere instanties) voor de secretariële en administratieve afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om afspraken voor projectleiders te maken.

Eisen

  • U beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau.
  • U hebt kennis van projectmanagementondersteunende werkwijzen.
  • U hebt kennis van archiverings- en documentatietechnieken.
  • U hebt inzicht in bestuurlijke overlegsituaties en de diverse werkvelden van een hoogheemraadschap of vergelijkbaar bestuurlijke organisatie (gemeente, provincie, Rijkswaterstaat).
  • U hebt ervaring met het samenvoegen van informatie tot rapportages en het verstrekken van informatie.
  • U hebt ervaring met het vormen en bijhouden van het archief, het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen en nota’s en het maken van afspraken.

Waar?
Delft

Wanneer?
De functie is per medio november beschikbaar voor 32 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste eind 2020, met een optie tot verlenging (tot maximaal 48 maanden).

Hoe?
Reageer vóór vrijdag 25 oktober 12:00 uur en stuur uw cv naar info@vandijkwerkt.nl of klik op Solliciteren. Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Jan van Workum, 078-6549060. Referentienummer 190912.

Solliciteren

Printen, delen en doorsturen