Projectondersteuner / Projectsecretaresse (3 weken) 2018607

U bent een flexibel inzetbare projectondersteuner / projectsecretaresse met goede notuleervaardigheden en ervaring met complex agendabeheer.

Wie?
Onze opdrachtgever, een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, is op zoek naar een projectondersteuner / projectsecretaresse voor de duur van 3 weken. Het doel van de projectondersteuning is het bijdragen aan de interne communicatie, coördinatie en het beheer van informatie ter ondersteuning van het projectteam. U bent werkzaam voor 2 projecten die onderdeel uitmaken van het Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport (MIRT):

  • A4 Haaglanden-N14

Binnen dit project wordt de doorstroming van de A4 Haaglanden naar de N14 verbeterd, onder andere door het aanpassen van de aansluiting met de A4 en het realiseren van 2 ongelijkvloerse kruisingen. Het tracébesluit vindt plaats aan het einde van 2020.

  • A4 Burgerveen-N14

De A4 kent op dit tracé problemen met de verkeersdoorstroming, onder andere ter hoogte van Leiden. Voor dit tracé wordt een MIRT-verkenning uitgevoerd. De voorkeursbeslissing vindt plaats in 2019.

Wat?
Wat u gaat doen en wat we van u vragen, leest u hieronder.

Taken

  • U notuleert (complexe) overleggen binnen het project en werkt de notulen uit.
  • U draagt zorg voor het (complexe) agendabeheer van het hele projectteam, inclusief het verzamelen van stukken.
  • U verzorgt het projectsecretariaat.
  • U bent verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van diverse projectoverzichten.
  • U organiseert overleggen, vergaderingen en evenementen en jaagt de hieruit voortkomende actielijsten na.
  • U draagt zorg voor de bezoekersregistratie en postverwerking.
  • U fungeert als het aanspreekpunt voor zaken ten aanzien van projectondersteuning.
  • U draagt zorg voor het accountbeheer van de medewerkers.
  • U bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van de kantoorartikelen.
  • U maakt nieuwe projectmappen aan in het programma Connect op verzoek van teamleden.
  • U archiveert documenten.

Wensen

  • U hebt werkervaring met of bij Rijkswaterstaat.
  • U bent beschikbaar in week 2, 3 en 4 van 2019.
  • U beschikt bij voorkeur minimaal over een afgeronde secretariële mbo-opleiding.
  • U hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een vergelijkbare functie.
  • U hebt ervaring met het notuleren van complexe overleggen.
  • U bent secuur, proactief en kunt zowel zelfstandig als in een team werken.
  • U bent flexibel inzetbaar met betrekking tot vakanties of ziekte van collega’s.
  • U bent vaardig met de programma’s van MS Office (met name Outlook en Word).
  • U hebt ervaring met SharePoint en/of Connect.

Deze eisen zijn harde selectiecriteria. Als u hier niet aan voldoet, heeft reageren geen zin.

Waar?
Rotterdam

Wanneer?
De functie is per januari 2019 beschikbaar voor 32 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor de duur van 3 weken. U kunt deze opdracht in loondienst uitvoeren.

Hoe?
Reageer vóór maandag 7 januari 2019 12:00 uur en stuur uw cv naar info@vandijkwerkt.nl of klik op Solliciteren. Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met mevrouw Heijker, 078-6549060. Referentienummer 2018607.

Solliciteren

Printen, delen en doorsturen