Secretaresse / Officemanager (40 uur) 190537

Ben jij een enthousiaste en representatieve secretaresse / officemanager? Beschik je over een proactieve instelling, kun je snel schakelen, werk jij punctueel, ben je een organisatorisch talent en geniet je ervan om collega’s (de commerciële teams en de directie) binnen een informele en soms hectische organisatie te ondersteunen? Dan zijn we op zoek naar jou.

Wie?
Binnen onze organisatie werken verschillende commerciële teams op het gebied van projectmanagement, interim-management en coaching en training.

Wij helpen bedrijven bij leiderschaps-, kennis- en capaciteitsvraagstukken en we werken mee aan de mooiste projecten binnen de openbare ruimte in Nederland. Wij helpen onze opdrachtgevers op 3 niveaus, namelijk op individueel, team en organisatieniveau. Ons team van recruiters en consultants weet keer op keer de juiste invulling te vinden voor de vragen van onze opdrachtgevers.

Onze werkwijze kenmerkt zich door een open, transparante, professionele en persoonlijke benadering van medewerkers, kandidaten en opdrachtgevers. Een goede (informele) werksfeer is voor ons zeer belangrijk. Zo lunchen we, als dat even kan, met elkaar en drinken we vrijdagmiddag een drankje als afsluiting van de week. Je komt te werken in een klein, gemotiveerd en hecht team en je zult nauw samenwerken met je collega-officemanager. In deze rol ben je samen met je collega-officemanager verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directie en de collega’s van het commerciële team in de breedste zin van het woord. Het betreft een zeer uitdagende en afwisselende functie binnen een informele organisatie met veel ruimte om jezelf te ontwikkelen en je onmisbaar te maken voor je collega’s.

Wat?
Wat je gaat doen en wat we van je vragen, lees je hieronder.

Taken 

  • Je bent ‘de stem’ en het eerste contactpersoon van ons bedrijf naar de medewerkers, relaties en andere contacten.
  • Je ondersteunt de commerciële teams en de directie.
  • Je verzorgt het agendabeheer voor de commerciële teams en de directie.
  • Je behandelt inkomende post en e-mails en zorgt waar nodig dat de stukken terechtkomen bij de juiste collega of handelt zelfstandig zaken af.
  • Je houdt diverse overzichten en rapportages nauwgezet bij.
  • Je ondersteunt de commerciële teams met het schrijven en taalkundig controleren van cv’s.
  • Je ondersteunt het administratieve proces van één van de commerciële teams, waarbij je zoveel als mogelijk zorg uit handen neemt van de consultants.
  • Je draagt zorg voor het opmaken en opvolgen van offertes.
  • Je stelt contracten en brieven op en/of kijkt deze na voor de consultants.
  • Je zet online (allerhande) vragenlijsten uit en volgt ze op.
  • Je notuleert het wekelijks overleg en monitort de actiepunten.
  • Je beheert (gedeeltelijk) de website van één van onze teams.

Eisen 

  • Je hebt een mbo+ / hbo werk- en denkniveau met een aantal jaren werkervaring.
  • Je hebt een opleiding gevolgd tot secretaresse / managementondersteuner / officemanager.
  • Je hebt ruime ervaring opgedaan met Word, Excel en Outlook.
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Wensen 

  • Je bent klantgericht, doortastend en stressbestendig en vindt het fijn om je collega’s proactief te ondersteunen.
  • Je bent nauwkeurig en kritisch op je eigen werk, maar ook op dat van je collega’s; er gaat geen document uit met (taal)fouten.

Waar?
Dordrecht

Wanneer?
De functie is per 19 augustus beschikbaar voor 40 uur per week. Deze functie is voor ten minste 6 maanden, met de mogelijkheid om daarna een langdurig dienstverband aan te gaan.

Hoe?
Reageer vóór woensdag 24 juli 12:00 uur en stuur je cv naar info@vandijkwerkt.nl of klik op Solliciteren. Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Rob van der Veen, 078-6549060. Referentienummer 190537.

Solliciteren

Printen, delen en doorsturen